introducción

La diferencia entre la puesta en marcha de un verdadero sistema como es Especta(r) y otros sistemas existentes en el mercado radicá en que esa tarea debe ser pensada y planificada con anticipación antes de comenzar a utilizar el producto.

la frase ‘instale y facture ya', no es tan así cuando se trata de un Sistema.

La diferencia entre Sistema y Programa radica en el concepto con el cual se construyó a cada uno de ellos.Mientras que el programa se encarga de cumplir con una función específica (x ej.: Imprimir una factura) el sistema no sólo se encarga de esa función sino que además efectua verificaciones y registraciones para controlar la función u operación a realizar y a quién la esta realizando. Estos controles que impone Especta(r) evitan en la mayoría de los casos errores en la imputación de datos (ingreso de datos) que puede cometer el operador.

Un ejemplo simple aclarará lo expuesto:

En el alta de productos en Especta(r) requiere, entre otras cosas, que se determine el Rubro del Stock en el cual debe ser incluido el producto y la Marca del Producto en cuestión, para que Especta(r) pueda controlar esto Ud. debió haber dado del alta Rubro y la Marca con anterioridad al alta del producto. Sobre el particular pueden tomarse dos posturas:

i) Si se desea dar de alta un producto sin haber ingresado el Rubro y la Marca Especta(r) no le permite continuar con la operación y lo obliga a salir del alta de productos, hasta tanto no haya definido el nuevo rubro, la nueva marca y recién después volver a dar de alta el producto. Podría permitir dar el alta del rubro y la marca junto con el alta del producto!.

ii) Si se planifica correctamente los rubros de stock pueden obtenerse luego estadísticas por rubro que dan importante información sobre la evolución de las ventas, cual es el rubro que tiene mayor contribución marginal, etc. Por otro lado la tarea de definición de los distintos rubros en que se agruparán los artículos queda en manos del gerente de ventas mientras que el alta de materias primas queda en manos del encargado de recepción de mercadería.

Las primeras versiones de Especta(r) permitían dar de alta el rubro junto con el alta de artículos y dio como resultado la existencia de rubros como: Caños, Caños Varios, Cañerías ó Materiales de Aporte, Insumos Varios, Materiales Menores, Materiales de Consumo... . Ante esta situación el operador que daba de alta un artículo definía el rubro al cual el creía que pertenecía el artículo y, si le parecía que no correspondía a ninguno, creaba uno nuevo.

interrelación entre los distintos módulos que componen el sistema de gestión

El Sistema de Gestión está subdividido de la siguiente forma

• Módulo de Stock
• Módulo de Ventas y Cobranzas
• Módulo de Compras y Pagos Módulo Contable
• Módulo de Tesorería
• Módulo de Administración del Sistema

Para comprender los siguiente Ejemplos debe saber que el Sistema de Gestión permite realizar Ingresos de Dinero por el módulo de Cobranzas a través del Ingreso de Recibos y por el módulo de Tesorería a través de los Ingresos de Fondos y realizar Egresos de Dinero por el módulo de Pagos a través de la Emisión de Ordenes de Pago y por el módulo de Tesorería a través de los Egresos de Fondo.

En cada Ingreso o Egreso de Fondos interviene al menos una Aplicación de Fondo. La aplicación de fondo se utiliza para indicar el origen o el destino del Ingreso o Egreso.

Por otro lado cada Aplicación de Fondos tiene asociada una Cuenta del Plan de Cuentas.

1)- Emisión de un Documento con Cobro en Cuenta Corriente

La emisión un documento bajo estas características afecta la Existencia Física del Stock, el Libro de IVA Ventas, los Movimientos de la Cuenta Corriente del Cliente, El Saldo de la Cuenta Corriente del Cliente, las Proyecciones de Cobro, el Detalle de los Movimientos de Caja, las Cuentas Contables que intervienen luego en el Asiento Automático de Ventas, etc.

2)- Emisión de un Documento con Cobro en Mostrador

La emisión un documento bajo estas características afecta la Existencia Física del Stock, el Libro de IVA Ventas, los Movimientos de la Cuenta Corriente del Cliente, el Saldo de la Cuenta Corriente del Cliente, las Proyecciones de Cobro, el Saldo de Efectivo , el Saldo de Cheques en Cartera, el Saldo de las Tarjetas de Crédito, el Libro de Cheques, las Cuentas Contables que intervienen luego en el Asiento Automático de Ventas, etc.

3)- Imputación de un Cobro de un Documento en Cuenta Corriente

La imputación de un cobro de un documento en cuenta corriente afecta el Saldo de la Cuenta Corriente del Cliente, los Movimientos de la Cuenta Corriente del Cliente, las Aplicaciones de Cobro, las Proyecciones de Cobro, el Saldo de Efectivo, el Saldo de Cheques en Cartera, el Saldo en Tarjetas de Crédito, el Total por Retenciones de Ganancia, el Total por Retenciones de I.V.A., el Total por Retenciones de Ingresos Brutos, el Libro de IVA Ventas si es que en el Cobro se efectuó algún tipo de Descuento, las Cuentas Contables que intervienen luego para el Asiento Automático de Cobros (Caja Ingreso)

4)- Imputación de un Ingreso de Fondos

La imputación de un Ingreso de Fondos afecta las Aplicaciones de Fondo que intervienen en el Ingreso de Fondos, el Saldo de Efectivo, el Saldo de Cheques en Cartera, el Saldo en Tarjetas de Crédito, el Total por Retenciones de Ganancia, el Total por Retenciones de I.V.A., el Total por Retenciones de Ingresos Brutos, las Cuentas Contables que intervienen luego para el Asiento Automático de Cobro (Caja Ingreso), etc.

5)- Imputación de un Documento de Proveedores

La imputación de un Documento de Proveedor afecta el Saldo de la Cuenta Corriente del Proveedor, los Movimientos de la Cuenta Corriente del Proveedor, el Libro de IVA Compras, las Proyecciones de Pago, el Total por Retenciones, el Total por Percepciones, las Aplicaciones de Fondo que intervienen en el Documento del Proveedor , las Cuentas Contables que Intervienen luego para el Asiento Automático de Pagos (Caja Egresos-Bancos), etc

6)-Emisión de una Orden de Pago a un Proveedor de Cuenta Corriente

La emisión de una Orden de Pago a Proveedores afecta el Saldo de la Cuenta Corriente del Proveedor, los Movimientos de la Cuenta Corriente del Proveedor, las Proyecciones de Pago, el Saldo de los Cheques en Cartera, el Saldo de la Cuenta Bancaria, el Saldo de los Documentos en Cartera, el Saldo de Efectivo, las Aplicaciones de Cobro, las Cuentas Contables que intervienen luego para el Asiento Automático de Pagos (Caja Egresos-Bancos), etc.

7)- Emisión de un Egreso de Fondo

La emisión de un Egreso de Fondos afecta las Aplicaciones de Fondo que intervienen en el Egreso, el Saldo de Efectivo, el Saldo de los Cheques en Cartera, el Saldo de la Cuenta Bancaria, el Saldo de los Documentos en Cartera, las Cuentas Contables que intervienen luego para el Asiento Automático de Pagos (Caja Egresos-Bancos), etc.

8)-Actualización de Stock, del Precio de Compra y del Precio de Reposición a través del módulo de Compras

Para comprender los siguientes ejemplos debe saber que cada producto simple o compuesto tiene asociado un Precio de Compra, un Precio de Reposición y un Precio de Venta.

a)- Para los Productos Simples

Los Precios de Reposición se actualizan luego de haber confeccionado la Orden de Compra mientras que los Precios de Compra se actualizan luego de hacer la recepción de la Orden de Compra. Esta actualización de los Precios de Compra y Reposición fuv definida de esta forma por si en el intervalo de tiempo comprendido entre que la emisión de la orden de compra y la entrega de la mercadería la misma por algún motivo se cancela.

b)- Para los Productos Compuestos utilizando Armado de Productos

En este caso solo se contempla la suma de los costos de cada uno de los componentes que lo conforman.

c)- Para los Productos Compuestos a través del módulo de Producción

Los Precios de Reposición surgen de la suma de los costos de cada uno de los componentes que conforman el producto compuesto, que llamaremos Costo por Fórmula del Compuesto, mientras que los Precios de Compra surgen de la suma de los Costos del Ultimo Lote de Producción Realizado, que llamaremos Costo del Ultimo Lote Producido.

como se traducen de las operaciones realizadas en el sistema de gestión a la contabilidad

Con Especta(r) Ud. puede traducir en forma automática las Operaciones realizadas en la Gestión hacia la Contabilidad.

1)- Sistema de Gestión

Cada uno de los Clientes registrados en el Sistema tiene una asociada una Cuenta del Plan de Cuentas como Cuenta Deudora, cada uno de los Proveedores tiene asociada una Aplicación de Fondos como Cuenta para la Imputación a Compras y una Cuenta del Plan de Cuentas como Cuenta de Cancelación.

De lo recién enunciado decimos que el sistema de Gestión por su definición misma permite hacer el Asiento de Ventas utilizando más de una Cuenta Deudora como Cuenta de Cancelación para las Ventas. Por Ej: Deudores por Importación , Deudores por Exportación, Deudores por Ventas, etc.

De la misma forma ocurre con los Asiento de Pagos, quiere decir que puede utilizase más de una cuenta diferente como cuenta de Cancelación para Proveedores. Por ej: Proveedores de Insumos y Materias, Proveedores de Mercaderías de Reventa.

2)- Traductor del Sistema de Gestión a la Contabilidad

Este módulo se basa en la definición de Asientos Tipo. Cada uno de estos asientos genera la interconexión entre el sistema de gestión y la contabilidad.

Para poder lograr una correcta traducción entre el sistema de gestión y el sistema contable tendrá que definir en el plan de cuentas una cuenta para cada uno de los siguientes casos:

• Interconexión con el Sistema de Ventas

  Ventas Gravadas, Ventas Exentas, I.V.A. Inscripto, I.V.A. No Inscripto Impuesto Interno Facturado, Deudores por Venta.

• Interconexión con el Sistema de Cobranzas e Ingresos de Fondo

  Descuentos en Cobro, Iva Incluido en Descuentos, Documentos en Cartera Efectivo en $, Efectivo en U$S, Retenciones de I.V.A., Retenciones de Ganancias, Retenciones de Ingresos Brutos

• Interconexión con el Sistema de Pagos y Egresos de Fondo

Descuentos Ganados en Pago, Cheques en Cartera

• Interconexión con el Sistema de Compras

  I.V.A. Facturado en Compra, I.V.A. Tasa Difefrencial, Resolución DGI-3337, Resolución DGR-1126, Proveedores.

• Interconexión con las Cuentas Corrientes de Clientes y Proveedores

  Ajuste de Cuenta Corriente de Clientes, Ajuste de Cuenta Corriente de Proveedores.

3)- Contabilidad

Con la Información del Sistema de Gestión y la Interconexión generada con el Traductor ahora Especta(r) le permitirá entre otras cosas generar los Asientos Automáticos que resultan de la Gestión, como ser, Asientos Automáticos de Ventas, de Ingresos (Caja Ingresos / Cobranzas), de Pagos (Caja Egresos-Bancos), de Compras, de Ajustes de Cuenta Corriente de Clientes y de Proveedores además desde este módulo podrá generar Subdiarios de Iva Ventas, Subdiario de Iva Compras, Subdiarios de Caja Ingresos, Subdiarios de Caja Egresos, Asientos Manuales, Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Sumas y Saldos y un Balance General.

Ejemplo: Diagrama de puesta en marcha

En la ayuda en línea sensible al contexto de Especta(r) encontrará documentados lo requisitos para poder utilizar cada opción por primera vez. No obstante esto la primer pregunta , una vez instalado el sistema, es por donde comenzar. Para ello adjuntamos unos diagramas PERT que lo guiarán y ayudarán a poner en funcionamiento el sistema.

Un diagrama PERT esta compuesto por dos elementos:

• Tareas: representadas por un rectángulo en el cual se pueden distinguir:

  - Descripción de la tarea a realizar

  - Duración estimada de la tarea en días (5d = 5 días).

  - Fecha de inicio de la tarea: en nuestro ejemplo es el siguiente día a la tarea anterior con fecha mas avanzada.

  - Fecha de Finalización de la tarea: que esta dada por la fecha de inicio mas la duración estimada de la misma.

  Las tareas se dividen en simples y compuestas. Las simples representan a una sola tarea a realizar mientras que las compuestas son en si un conjunto de ellas. En el diagrama de la página 1 ‘Definición de formularios Imprenta' es una tarea simple mientras que ‘Carga de CLIENTES' es una tarea compuesta cuya ampliación se encuentra en la página 2. Gráficamente las tareas compuestas tienen el recuadro en línea gruesa y las simples están con línea fina

• Secuencia de operaciones: representada por flechas de un solo sentido.

  Existen en este diagrama dos tipos de ‘flechas'. Las que tienen un trazo grueso determinan lo que técnicamente se llama camino crítico y unen a las tareas que no deben atrasarse pues atrasarían toda la puesta en marcha del sistema. Las ‘flechas' de trazo fino solo indican secuencia en que se deben realizar la operaciones

Según el ‘Diagrama Principal GESTIÓN VENTAS' de la página 1 podemos ver que para llegar a ‘FACTURACIÓN' debemos cumplir primero con tres tareas que son: ‘Carga de CLIENTES', ‘Carga de ARTÍCULOS' y ‘Definición Formularios Imprenta'.

Vemos también que ‘Carga de CLIENTES' y ‘Carga de ARTÍCULOS' pueden realizarse en paralelo y que no hay ninguna dependencia entre las tareas. Este es un diagrama lógico y la duración de las tareas depende también de los recursos disponibles ya que por ejemplo, si se posee un solo equipo no podrán realizarse las dos tareas al mismo tiempo mientras que en una red con dos operadores y dos terminales si.

Si desea ver como se realiza, por ejemplo, la ‘Carga de artículos' puede hacerlo viendo la página 3 que contiene todas las tareas concernientes al tema.

Si lo desea realizar una consulta sobre este servicio puede enviar un e-mail a: